TIETOSUOJASELOSTE
Suomen Diakoniaopisto
Teamtailor-rekrytointijärjestelmä
1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Suomen Diakoniaopisto
Osoite: Alppikatu 2 A, 00530 Helsinki
Sähköpostiosoite: hallinto@sdo.fi
Puhelin: 09 7750 2270
rekisterin vastuuhenkilö: Mari Rautiainen, etunimi.sukunimi@hdl.fi ja
rekisterin vastuuhenkilö Suomen Diakoniaopistossa: Seija Markkanen, etunimi.sukunimi@sdo.fi
tietosuojavastaava: Marja Suur-Uski, tietosuojavastaava@sdo.fi
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480-8) Suomen Diakoniaopisto Oy (y-tunnus 2756786-7). Palvelusopimuksen mukaisesti Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö tuottaa Suomen Diakoniaopisto Oy:lle HR-palveluita.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytointi. Rekisterin avulla vastaanotetaan ja käsitellään työpaikkahakemuksia ja avoimia hakemuksia. Rekisteriin kerätään tietoja, joita työnhakija on antanut työhakemuksessaan ja joita syntyy rekrytointiprosessissa sekä työnhakijan suostumuksella tehtävässä henkilö- ja soveltuvuustestauksessa tai joita saadaan työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta käsittelyn tarkoitus on työsopimuslain 6 luvun 6 §:n mukainen työn tarjoaminen eli ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
3. Käsittelyn oikeusperuste
Rekrytointiin osallistuvan antama suostumus
Lakisääteinen velvoite: työlupa
Oikeutettu etu: Rekisterin tiedoilla edistetään Suomen Diakoniaopiston rekrytointiprosessin toteutusta ja rekisteröityjen työllistymistä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta oikeutettu etu on ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
4. Tietojen säilytysaika
Hakemuksen tietoja säilytetään 24 kk hakemuksen saapumisesta, ellei hakija pyydä rekisterinpitäjää poistamaan tietoja aiemmin.
Mahdolliseen henkilöarviointiin osallistuneiden tiedot poistetaan hakuprosessin päätyttyä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden tietoja säilytetään takaisinottovelvollisuuden ajan eli 4 kk tai 6 kk työsuhteen päättymisestä, ellei henkilö pyydä rekrytointiprofiilin säilyttämistä.
5. Rekrytointijärjestelmän tietosisältö
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Hakijan itse ilmoittamat tiedot
- Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Työkokemustiedot: nykyinen ja aiemmat työnantajat, tehtävänimikkeet ja työsuhteen kestot
- Koulutustiedot: suoritetut tutkinnot, suoritusvuosi, suoritetut täydennyskoulutukset ja kurssit sekä muu osaaminen
- Tieto siitä, onko ulkomaalaisella työlupa
- Suosittelijoiden yhteystiedot
- Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
Rekrytointiprosessissa syntyvät tiedot
- Haastatteluun sekä mahdollisiin videohaastatteluihin liittyvät tiedot ja rekrytoijan kirjaukset niistä
- Mahdollisiin henkilöarviointeihin liittyvät tiedot: henkilöarvioinnin tulokset ja rekrytoijan kirjaukset niistä
- Mahdolliset suosittelijoilta saamamme tiedot ja rekrytoijan kirjaukset niistä
6. Tietolähde
· Rekisteröidyltä itseltään
· Muusta lähteestä: Mahdollisen suosittelijan antamat tiedot
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen käsittely
Tietoja käsittelevät rekrytointia hoitavat henkilöt Helsingin Diakonissalaitoksen rekrytointitiimin työntekijät ja Suomen Diakoniaopiston rekrytoinnista vastuussa olevat henkilöt. Järjestelmän toimittajalla on tekninen pääsy henkilötietoihin. Edellytämme kaikkien käsittelijöiden noudattavan EU:n tietosuoja-asetusta.
8. Henkilötietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset
Työnhakija voi itse päättää, mitä tietoja hakemuksessaan luovuttaa. Rekrytointia ei voi toteuttaa ilman yhteystietoja. Rekrytointiprosessin eteneminen edellyttää henkilötietojen antamista.
9. Tietojen siirto muihin järjestelmiin ja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Valitun työntekijän henkilö- ja yhteystiedot siirretään HR-järjestelmään. Muita rekrytointijärjestelmän tietoja ei siirretä Helsingin Diakonissalaitoksen ja Suomen Diakoniaopiston ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Tietojen perusteella ei tehdä automaattisia päätöksiä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tietojen tarkistamiseen: Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoa sinusta olemme tallentaneet.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää kirjallisesti tietojen korjausta.
- Oikeus kieltää tietojen käyttö: Voit myös lainsäädännön perusteella kieltää tietojesi käytön.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Voit myös pyytää tietojen poistamista.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- Vastustamisoikeus: Tietojen antaminen on vapaaehtoista ja annettujen henkilötietojen käsittelyä voi vastustaa ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai pyytämällä hakemuksensa/profiilinsa poistamista rekrytointijärjestelmästä.
12. Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröidyn oikeuksien käytöstä tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Pyyntö välitetään tietosuojavastaavalle, joka seuraa rekisteröityjen oikeuksien toteutumista.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.