TIETOSUOJASELOSTE
Suomen Diakoniaopisto
Teamtailor-rekrytointijärjestelmä
1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Suomen Diakoniaopisto Osoite: Alppikatu 2 A, 00530 Helsinki Sähköpostiosoite: hallinto@sdo.fi Puhelin: 09 7750 2270
Suomen Diakoniaopisto Oy toimii yhteisrekisterinpitäjänä yhdessä Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr:n kanssa. Palvelusopimuksen mukaisesti Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö tuottaa Suomen Diakoniaopisto Oy:lle HR- ja rekrytointipalveluita.
Rekisterin vastuuhenkilö Suomen Diakoniaopistossa: Kehitysjohtaja Sari Heinikoski, etunimi.sukunimi@sdo.fi
Yhteyshenkilö Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr: Henkilöstöpäällikkö Mia Haapakoski, mia.haapakoski@rinnekodit.fi
Tietosuojavastaava: Laura Laakkonen, tietosuojavastaava@sdo.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstön rekrytointi. Rekisterin avulla vastaanotetaan ja käsitellään työpaikkahakemuksia sekä avoimia hakemuksia.
Rekisteriin kerätään tietoja, jotka työnhakija on antanut työhakemuksessaan ja joita syntyy rekrytointiprosessin aikana. Lisäksi rekisteriin voidaan kerätä työnhakijan suostumuksella tehtävien henkilö- ja soveltuvuusarviointien tietoja sekä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta saatuja tietoja.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työsopimuslain 6 luvun 6 §:n mukainen työn tarjoaminen eli ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu:
· rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, joka liittyy rekrytointiprosessin toteuttamiseen ja avoimien työpaikkojen täyttämiseen
· rekisteröidyn antamaan suostumukseen, kun kyse on henkilö- ja soveltuvuusarvioinneista tai hakemustietojen pidemmästä säilyttämisestä
· lakisääteiseen velvoitteeseen, esimerkiksi työluvan tarkistamiseen
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka liittyy avoimista työpaikoista ilmoittamiseen.
4. Tietojen säilytysaika
Hakemuksen tietoja säilytetään enintään 24 kuukautta hakemuksen saapumisesta, ellei hakija pyydä rekisterinpitäjää poistamaan tietoja aiemmin.
Mahdolliseen henkilö- tai soveltuvuusarviointiin osallistuneiden tiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden tietoja säilytetään takaisinottovelvollisuuden ajan eli 4 tai 6 kuukautta työsuhteen päättymisestä, ellei henkilö pyydä rekrytointiprofiilinsa säilyttämistä.
5. Rekrytointijärjestelmän tietosisältö
Rekrytointijärjestelmässä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Hakijan itse ilmoittamat tiedot
· Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi
· Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
· Työkokemustiedot: nykyiset ja aiemmat työnantajat, tehtävänimikkeet ja työsuhteiden kestot
· Koulutustiedot: suoritetut tutkinnot, suoritusvuodet, täydennyskoulutukset ja muu osaaminen
· Tieto työnteko-oikeudesta, jos hakija ei ole Suomen kansalainen
· Suosittelijoiden yhteystiedot
· Muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
Rekrytointiprosessin aikana syntyvät tiedot
· Haastatteluihin ja mahdollisiin videohaastatteluihin liittyvät tiedot ja rekrytoijan muistiinpanot
· Mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot ja rekrytoijan kirjaukset
· Suosittelijoilta saadut tiedot ja niihin liittyvät kirjaukset
6. Tietolähteet
Henkilötietoja saadaan:
· rekisteröidyltä itseltään
· työnhakijan ilmoittamilta mahdollisilta suosittelijoilta
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittely
Henkilötietoja käsittelevät:
· Helsingin Diakonissalaitoksen rekrytointitiimin työntekijät
· Suomen Diakoniaopiston rekrytoinnista vastaavat henkilöt
Rekrytointijärjestelmän toimittajalla (Teamtailor) on tekninen pääsy henkilötietoihin. Kaikkien henkilötietoja käsittelevien tahojen edellytetään noudattavan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
8. Henkilötietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset
Työnhakija voi itse päättää, mitä tietoja hän luovuttaa hakemuksessaan. Rekrytointia ei kuitenkaan voida toteuttaa ilman yhteystietoja. Rekrytointiprosessin eteneminen edellyttää henkilötietojen antamista.
9. Tietojen siirto ja luovutus
Valitun työntekijän henkilö- ja yhteystiedot siirretään HR-järjestelmään. Muita rekrytointijärjestelmän tietoja ei siirretä Helsingin Diakonissalaitoksen tai Suomen Diakoniaopiston ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä EU:n tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaista profilointia. Rekrytointipäätökset tekee aina ihminen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
· tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
· pyytää virheellisten tietojen oikaisua
· pyytää tietojen poistamista
· rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
· vastustaa henkilötietojen käsittelyä
· peruuttaa antamansa suostumus
12. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.